Муниципальное образование сельского поселения "Тракт"

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ШУÖМ

от  31 октября_2013г.                                                                                                                                                              № 80

  пст. Тракт, Княжпогостский  район

               Республика Коми

Об   утверждении  Положения  об   архиве 

администрации сельского  поселения «Тракт».

      В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года №131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных  архивах , музеях и библиотеках, организациях» от 18 января 2007 года   № 19, Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" администрация сельского поселения «Тракт»

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1.        Утвердить Положение об архиве администрации  сельского  поселения «Тракт» (Приложение);

2.        Ведущему инспектору администрации сельского поселения «Тракт» (Деринг Е.В.) обеспечить размещение постановления на сайте администрации муниципального образования сельского поселения «Тракт»   (www.trakt-admin.ucoz.ru);

3.        Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

Заместитель руководителя администрации

сельского поселения «Тракт»                                                                   Е.Ю. Якк

  Приложение

к постановлению администрации

сельского поселения «Тракт»

от 31 октября 2013 года № 80

ПОЛОЖЕНИЕ

об  архиве администрации сельского поселения «Тракт»

1.  ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

        1.1.  Документы органов местного самоуправления администрации сельского поселения «Тракт», имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, относятся к составу Архивного фонда Российской Федерации, подлежат постоянному хранению в архиве администрации сельского поселения «Тракт».

        До передачи на муниципальное  хранение эти документы  временно, в пределах, установленных действующим законодательством сроков, хранятся в  администрации сельского поселения «Тракт» (далее - администрация поселения).

        1.2. Администрация поселения  обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности органов местного самоуправления сельского поселения «Тракт». В соответствии с правилами, установленными Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное  хранение.

        1.3. В Администрации поселения  для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на  муниципальное  хранение создан архив.

        1.4 Распоряжением Главы сельского поселения назначается ответственный  за ведение архива в  администрации поселения.

        1.5. В своей работе архив   руководствуется законодательными, нормативными и правовыми актами  Российской Федерации, Республики Коми и органов местного самоуправления, правилами и другими нормативными и методическими документами Росархива, методическими документами архивного сектора администрации  муниципального района «Княжпогостский» и настоящим Положением.

        1.6. Положение об архиве  разрабатывается на основании  Примерного положения и утверждается главой  сельского поселения или лицом его замещающим, одобряется экспертной комиссией  администрации поселения   и  согласовывается с ЭПК архивного сектора  администрации МР «Княжпогостский».

        1.7. Архив Администрации поселения  работает по планам, утвержденным Главой поселения,  и отчитывается перед ним о своей работе.

        1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет Глава сельского поселения  или его заместитель, курирующий работу архива.

        1.9.  Методическую и практическую помощь архиву  оказывает архивный сектор Администрации  муниципального района «Княжпогостский».

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

В архив поступают:

        2.1. Законченные делопроизводством  документы постоянного хранения, образующиеся в деятельности Администрации и Совета сельского поселения «Тракт», документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

        2.2. Документы постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе  и по личному составу организаций-предшественников;

        2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива.

        2.4. Личные дела работников администрации.

3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

        3.1. Основными задачами архива являются:

        3.1.1.  Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

        3.1.2.  Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

        3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на муниципальное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

        3.1.4.  Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве  органов местного самоуправления  сельского  поселения «Тракт»;

        3.1.5. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

        3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

        3.2.1.Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Администрации поселения, согласование ЭПК  архивного сектора администрации МР «Княжпогостский»   и  на утверждение ЭПК Архивного агентства Республики Коми;

        3.2.2.Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений, обработанные в соответствии с требованиями, устанавливаемыми Росархивом;

        3.2.3.Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку их наличия и состояния;

        3.2.4.Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом архивного сектора Администрации муниципального района «Княжпогостский»;

        3.2.5.Организует использование документов:

       -            информирует руководство и работников органов местного самоуправления сельского  поселения «Тракт» о составе и содержании документов архива;

       -            выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

        -           исполняет запросы организаций и граждан, в том числе социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

         -          ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

        3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК  Администрации поселения;

        3.2.7. Составляет номенклатуру дел Администрации и Совета сельского поселения «Тракт», контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Администрации поселения;

        3.2.8.Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива органов местного самоуправления  сельского поселения «Тракт»;

        3.2.9. Ежегодно представляет в архивный сектор Администрации муниципального района сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива на 01 декабря текущего года);

        3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный сектор  Администрации муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. ПРАВА АРХИВА

        Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

        4.1. Требовать от структурных подразделений Администрации поселения (при их отсутствии – от работников Администрации поселения) своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

        4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации поселения (при их отсутствии – от работников Администрации поселения);

        4.3. Запрашивать от структурных подразделений Администрации поселения (при их отсутствии – от работников Администрации поселения) сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения всех возложенных на архив задач и функций;

        4.4. Участвовать в мероприятиях,  проводимых Архивным агентством Республики Коми, архивным сектором Администрации муниципального района «Княжпогостский» по вопросам архивного дела.